DeepSeek写材料：会议通知提示词模板

DeepSeek写材料：会议通知提示词模板

一、会议通知必备要素解析

一份完整的会议通知包含以下8个核心部分：

1. 标题：发文机关+事由+文种

例："XX局关于召开2025年第一季度工作调度会的通知"

2. 引言段：简明扼要说明会议背景和目的

例："为贯彻落实市委市政X工作部署，总结前一阶段工作，经研究，决定召开..."

3. 会议主题：用一句话概括会议核心内容

4. 会议时间：具体到分钟，使用24小时制

例："2025年7月15日14:30"

5. 会议地点：写明具体会议室名称及位置

例："局机关3楼大会议室"

6. 参与人员：分必选、列席、特邀三类

必选人员：必须参会人员名单

列席人员：根据需要参会人员

特邀人员：上级领导或专家等

7. 会议议程：按顺序列出所有议程项

建议使用"第一项"、"第二项"等规范表述

8. 相关要求：

包括但不限于：

报名方式及截止时间

需要提前准备的材料

着装要求

会场纪律

联系人及联系方式

二、可直接复制的AI提示词模板

以下是经过优化的AI工具提示词模板，可以直接复制使用：

请以[发文机关名称]名义撰写一份关于[会议主题]的会议通知，要求格式规范、用语正式。具体信息如下：

一、基础信息

1. 收文单位：[填写具体单位/部门名称]

2. 会议主题：[简要说明会议主要内容]

3. 会议时间：[年/月/日 时:分]

4. 会议地点：[具体会议室名称及位置]

二、参会人员

1. 必选人员：[列出必须参会人员]

2. 列席人员：[列出需要列席人员]

3. 特邀人员：[如有上级领导或专家请注明]

三、会议议程

1. 第一项：[议程内容]

2. 第二项：[议程内容]

3. 第三项：[议程内容]

[根据需要添加更多议程]

四、其他要求

1. 报名方式：[说明如何报名及截止时间]

2. 材料准备：[需要提前准备的材料]

3. 着装要求：[如"着正装"等]

4. 会场纪律：[如"提前10分钟入场"等]

5. 联系人：[姓名+职务+电话+邮箱]

请使用正式公文用语，避免口语化表达，涉及时间统一使用阿拉伯数字，重要事项使用"请""须""务必"等规范用词。

三、实际应用案例演示

案例1：常规工作会议通知

请以"XX市财政局办公室"名义向"各科室、直属单位"下发一份关于"2025年预算编制工作推进会"的会议通知。具体信息如下：

一、基础信息

1. 会议主题：部署2025年预算编制工作

2. 会议时间：2025年4月10日9:30

3. 会议地点：财政局8楼会议室

二、参会人员

1. 必选人员：各科室负责人、预算科全体人员

2. 列席人员：各科室预算工作联络员

3. 特邀人员：无

三、会议议程

1. 第一项：传达省财政厅预算编制工作要求

2. 第二项：讲解2025年预算编制新变化

3. 第三项：部署本单位预算编制工作

4. 第四项：局领导讲话

四、其他要求

1. 报名方式：4月9日17:00前报办公室

2. 材料准备：携带本部门预算初稿

3. 着装要求：着正装

4. 会场纪律：关闭手机或调至静音

5. 联系人：办公室李主任，电话12345678，邮箱xx@czj.gov.cn

案例2：紧急会议通知

请以"XX区应急管理局"名义向"各街道应急办、相关成员单位"下发一份关于"强降雨防范工作紧急部署会"的会议通知。要求体现紧迫性，具体信息如下：

一、基础信息

1. 会议主题：部署强降雨防范应对工作

2. 会议时间：2025年5月20日15:00

3. 会议地点：区应急指挥中心

二、参会人员

1. 必选人员：各街道应急办主任

2. 列席人员：区气象局、水务局分管领导

3. 特邀人员：市应急管理局领导

三、会议议程

1. 第一项：气象局通报降雨预测

2. 第二项：传达市领导批示精神

3. 第三项：部署防范应对措施

4. 第四项：区领导讲话

四、其他要求

1. 报名方式：立即回复参会人员名单

2. 材料准备：携带本辖区应急预案

3. 着装要求：便于应急行动的着装

4. 会场纪律：确保通讯畅通

5. 联系人：指挥中心王科长，电话13500001111

四、提升会议通知质量的5个技巧

1. 时间表述规范化

错误示例："下周一上午"

正确示例："2025年6月10日(星期一)9:00"

2. 地点描述具体化

不推荐："局会议室"

推荐："局机关办公楼5楼501会议室(从西门进入)"

3. 参会人员分类明确

按重要性分必选、列席、特邀三类

避免使用"等相关人员"等模糊表述

4. 议程排序合理化

一般按"传达学习-通报情况-部署工作-领导讲话"顺序

每个议程项预估时间并标注(如需)

5. 联系方式完整化

应包含：姓名+职务+办公电话+手机+邮箱

特别重要的会议建议提供AB角联系人

五、进阶技巧：用AI处理复杂会议通知

对于多分会场、多议程的复杂会议，可以使用分层提示法：

第一步：请列出本次会议的所有基本要素：

1. 会议背景

2. 主要议题

3. 涉及部门

4. 特殊要求

第二步：根据上述要素，按以下结构起草通知：

[完整通知结构]

第三步：检查并修正：

1. 用语是否规范

2. 要素是否齐全

3. 时间地点是否明确

4. 联系方式是否准确

这种方法尤其适用于：

年度工作会议

跨部门协调会

有多位领导出席的会议

包含培训环节的会议

记住这个简单公式：

优质会议通知 = 明确要素 + 规范用语 + 完整信息